Hầu hết mọi người đều muốn tránh xung đột và các tình huống căng thẳng tiềm ẩn – đây là bản chất của con người. Mọi người thường thấy dễ dàng hơn trong việc tránh giao tiếp điều gì đó mà họ cho rằng sẽ gây tranh cãi hoặc tồi tệ, ngừng giao tiếp và để tình hình trở nên tồi tệ. Tuy nhiên, liên tục đưa ra những tình huống giao tiếp khó khăn thường dẫn đến cảm giác thất vọng, tội lỗi, khó chịu với bản thân, tức giận, giảm tự tin và cuối cùng là căng thẳng và lo lắng hơn. Vì vậy, chúng ta cần học cách đương đầu với nó và những kỹ năng xử lý tình huống nhất định. Bài viết dưới đây, sẽ tổng hợp những kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp tuyệt đối thành công!
Mục lục bài viết
Kỹ năng xử lý tình huống là gì? Ví dụ về kỹ năng xử lý tình huống
Kỹ năng xử lý tình huống là khả năng phát hiện, phân tích và đánh giá vấn đề. Từ đó, người những người trong cuộc biết cách thấu hiểu toàn diện và đưa ra được các phương án, hướng giải quyết vấn đề phù hợp.
Ví dụ:
Khách hàng đến quán ăn của bạn, và phàn nàn, trách móc vì món ăn hôm nay không được ngon như mọi hôm. Điều đầu tiên bạn cần xử lý tình huống này là không nên thái độ tiêu cực lại với khách hàng, cần xin lỗi cho dù bất kể lý do gì xảy ra. Bình tình hỏi han quý khách hàng xem vấn đề nằm ở đâu, sau đó có thể giảm giá hoặc tặng voucher cho bữa ăn lần sau. Cuối cùng, đừng quên nói lời cảm ơn khách hàng và hứa rằng sẽ ghi nhớ và sẽ cải thiện cho những lần tiếp theo.
Tầm quan trọng của kỹ năng xử lý tình huống
Kỹ năng giao tiếp và xử lý tốt sẽ biến bạn trở thành người chủ động trong mọi hoàn cảnh. Bất cứ một tình huống nào nảy sinh thì bạn cũng luôn tỉnh táo để giải quyết chúng. Sau nhiều lần xử lý tốt các tình huống sẽ giúp bạn có kinh nghiệm và trở nên nhạy bén, tinh tế hơn rất nhiều.
Nguyên nhân khiến việc xử lý tình huống trong giao tiếp thất bại là gì?
Cảm xúc
Mọi người có xu hướng xem cảm xúc là tích cực hoặc tiêu cực. Hạnh phúc là tích cực và do đó nỗi buồn phải là tiêu cực, bình tĩnh là tích cực trong khi căng thẳng và lo lắng là tiêu cực. Tuy nhiên, cảm xúc là một phản ứng tự nhiên đối với các tình huống mà chúng ta gặp phải và thời điểm duy nhất chúng ta cần quan tâm là khi chúng ta luôn cảm thấy cảm xúc không phù hợp với hoàn cảnh hiện tại của mình. Cảm xúc do đó không tích cực hay tiêu cực mà phù hợp hoặc không phù hợp.
Khi đối mặt với những tin tức bất ngờ, chúng ta có thể thấy mình trở nên khó chịu, thất vọng, tức giận – hoặc có lẽ rất vui và phấn khích.
Xem thêm về Kỹ năng quản trị cảm xúc
Những kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp thông minh
Tiếp nhận những lời chỉ trích. Đôi khi bị chỉ trích còn khó hơn là đưa ra những lời chỉ trích. Hãy coi những lời chỉ trích là một điều tích cực và cố gắng học hỏi từ nó hơn là coi đó là một điều tiêu cực hoặc một sự xúc phạm. Làm theo các mẹo sau để tiếp nhận những lời chỉ trích và phản hồi nó theo cách tích cực:
1. Lắng nghe những gì người đó đang nói với bạn
2. Cân nhắc lời khuyên của họ
3. Tránh trả lời một cách phòng thủ hoặc giận dữ
4. Cảm ơn họ vì lời khuyên của họ
5. Cố gắng làm theo lời khuyên của họ vào lần sau khi bạn có cơ hội
Bạn có thể sẽ gặp phải những người chỉ trích bạn theo cách có vẻ xúc phạm hoặc thiếu tế nhị. Nếu điều này xảy ra, hãy nhắc nhở bản thân rằng họ có thể đang cố gắng giúp đỡ và chấp nhận phản hồi của họ. Điều quan trọng là không được khó chịu và đáp lại một cách tôn trọng. Nếu bạn thấy hành vi xúc phạm vẫn tiếp diễn, hãy cân nhắc nói chuyện với người đó hoặc người giám sát của bạn về hành vi đó.
Kỹ năng đặt câu hỏi. Ở nơi làm việc, mọi người sẽ có những ý kiến mà bạn không đồng tình. Đôi khi có vẻ dễ dàng hơn nếu cứ để nó trôi qua và tiếp tục. Tuy nhiên, nếu bạn không bao giờ đặt câu hỏi về ý tưởng, bạn có thể bỏ lỡ một cách tốt hơn để làm điều gì đó.
Khi bạn quyết định đặt câu hỏi cho một ý tưởng, điều quan trọng là phải thực hiện nó một cách lịch sự và tôn trọng. Nói với một giọng tử tế, điềm tĩnh và lựa chọn từ ngữ của bạn một cách cẩn thận. Cố gắng không xúc phạm người mà bạn đang chất vấn để họ cảm thấy thoải mái khi đáp lại thử thách của bạn.
Tiếp cận vấn đề và xử lý chúng
Bước đầu tiên và quan trọng nhất để tiếp cận tình huống là tìm ra vấn đề là gì và kết quả của cuộc trò chuyện sẽ như thế nào. Lập kế hoạch những gì cần nói và thậm chí luyện tập trước có thể giúp bạn đi đúng hướng. Nếu vấn đề không rõ ràng, sẽ khó tiếp cận người đó một cách hiệu quả.
Sau khi tạo kế hoạch, tốt nhất bạn nên xử lý tình huống một cách trực tiếp.
Khi đó, hãy giải thích quan điểm của bạn theo cách không tranh luận hoặc buộc tội. Tiếp cận bằng một giọng điệu lịch sự và nhẹ nhàng có thể hỗ trợ cuộc thảo luận và cuối cùng dẫn đến kết luận. Nếu sự khác biệt quá lớn, điều quan trọng là phải tìm ra điểm chung.
Bạn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng các mối quan hệ? Chần chừ gì mà không truy cập ngay xaydungmoiquanhe.com để tìm ra được cho mình những giải pháp phù hơp nhất với bản thân!