Nghề tổ chức sự kiện đã xuất hiện ở Việt Nam khá lâu và phát triển rất nhanh trong thời gian gần đây. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng gia tăng, đa dạng về cả hình thức và nội dung, đòi hỏi tính chuyên môn ngày càng cao. Điều đó đã nâng tầm cho hoạt động tổ chức sự kiện thành một nghề chuyên nghiệp. Tạo ra rất nhiều cơ hội việc làm cực kỳ năng động và hấp dẫn. Chính vì vậy, ngày càng có nhiều các bạn trẻ quan tâm đến lĩnh vực tổ chức sự kiện và định hướng bản thân theo nghề. Nhưng thực tế cho thấy, không phải bất cứ ai cũng phù hợp với nghề tổ chức sự kiện có được chỗ đứng và sự thành công trong nghề. Cũng không phải ai cũng có những kỹ năng cần thiết mà người tổ chức sự kiện cần thiết. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn kỹ tổ chức sự kiện từ A-Z mà bạn không thể bỏ lỡ!
Mục lục bài viết
Kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện tất cả các phần việc cho một sự kiện được diễn ra, từ khi nó được bắt đầu hình thành trong ý tưởng đến khi nó kết thúc. Bao gồm toàn bộ các công việc liên quan: lập kế hoạch, chuẩn bị vật dụng, tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong 1 thời gian hoặc không gian cụ thể, nhằm truyền đạt thông tin, đáp ứng các mục đích khác nhau của chủ thể tham gia vào sự kiện.
Hướng dẫn quy trình để tổ chức sự kiện
Phần 1: Kế hoạch cách sự kiện vài tháng
Việc đầu tiên là xác định mục đích của sự kiện
Hãy biết chính xác mục đích của sự kiện để có thể định khung triển khai công việc một cách dễ dàng.
Đưa ra những mục tiêu cụ thể
Đưa ra những mục tiêu cụ thể để biết mình phải thu được những kết quả gì. Nghĩ về kết quả bạn sẽ có động lực và sự tập trung để thực hiện chúng
Tuyển nhân viên, kêu gọi cộng tác viên
Nhân lực là nguồn lực không thể thiếu của mỗi sự kiện. Sự kiện thường cần rất nhiều nhân lực. Hãy chuẩn bị nhân lực một cách chu đáo để đảm bảo cho sát tiến độ công việc
Tính toán dự trù ngân sách
Tính toán đến tất cả các chi phí phát sinh có thể. Nếu không có dự trù ngân sách, bạn sẽ choáng ngợp với một đống hóa đơn mà không kiểm soát được. Điều đó sẽ gây lãng phí một nguồn ngân sách …
Dự kiến thời gian và địa điểm
Thời gian và địa điểm là điều quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Hãy lựa chọn thời gian hợp lý, địa điểm lý tưởng phù hợp với tính chất của sự kiện
Chuẩn bị mảng truyền thông cho sự kiện
Truyền thông là mảng không thể thiếu với mỗi sự kiện. Hãy chuẩn bị thật chu đáo mảng truyền thông, nguồn nhân lực, thiết kế poster, quảng cáo, thiệp mời,… đó là những thứ bạn cần phải chuẩn bị đấy
Sắp xếp dự thảo tổ chức
Hãy tự chuẩn bị một bản chương trình dự kiến của các hoạt động diễn ra trong sự kiện này. Tạo một vài bảng tính để sắp xếp các phương án tổ chức của bạn. Chuẩn bị một timeline với các deadlines cụ thể cho mỗi hoạt động và nhớ viết tên của mọi người và liên hệ của họ khi cần đến.
Tham khảo thêm về Kỹ năng giao tiếp ứng xử
Phần 2: Kế hoạch gần ngày diễn ra sự kiện
Xác định thời gian và địa điểm cụ thể
Lúc này, hãy chắc chắn rằng bạn đang kiểm soát mọi thứ đúng hướng mình đặt ra từ ban đầu. Thời gian đã cố định, địa điểm đã đặt trước đảm bảo rõ ràng về các hợp đồng thuê
Làm việc cùng team của bạn
Nhận phê duyệt ngân sách, lịch trình cụ thể, v.v. từ các thành viên trong nhóm cũng như người giám sát. Đây thời điểm tốt nhất để tất cả các câu hỏi được đem ra thảo luận. Hãy trao đổi cùng tea của bạn để giải quyết những vấn đề có thể nảy sinh trong chương trình sự kiện. Có phương tiện giữ liên lạc với các thành viên của team và đảm
Xem thêm về Kỹ năng làm việc nhóm
Đã có chiến lược marketing, truyền thông cho sự kiện
Hãy chuẩn bị brochures phù hợp, chạy quảng cáo, thực hiện cuộc gọi điện thoại, gửi tin nhắn, email đăng ký tham dự đến danh sách khách mời.
Đảm bảo việc cập nhật thông tin sự kiện thường xuyên liên tục nhất có thể. Bạn có thể đăng trên website chính thức của công ty, trên mạng xã hội như Facebook và Twitter. Và, tất nhiên, trang web / blog / trang Facebook cá nhân của bạn, nếu có thể. Bạn càng tích cực quảng cáo, sự hiện diện của bạn càng được biết đến nhiều hơn. Nếu bạn đang làm một sự kiện về nội thất, phối trí kiến trúc… hãy thử cả mạng xã hội Pinterest.
Kiểm soát chặt chẽ việc chi tiêu ngân sách
Đảm bảo có một hệ thống biên nhận, xác nhận, hóa đơn và thủ tục giấy tờ chung… Bạn sẽ cần phải giữ tất cả các chứng từ này để tổng kết chi phí tổ chức sự kiện.
Lên thời gian biểu chi tiết cho chương trình
Đây là danh sách tất cả thông tin cần thiết được sắp xếp theo các mốc thời gian cố định. Lên kế hoạch chi tiết đến từng phút cho các hoạt động quan trọng. Việc lên thời gian dự kiến này tùy thuộc vào bạn, cố gắng giữ số lượng thông tin ở mức tối thiểu để dễ dàng đọc – hiểu.
Chốt danh sách khách mời
Bạn sẽ cần tất cả các số điện thoại, địa chỉ và email liên quan của các thành viên trong nhóm, các VIP và nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện của bạn. Khi ai đó vắng mặt hay chậm trễ làm ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn thì, danh sách này sẽ là tất cả những gì bạn cần.
Kiểm tra địa điểm tổ chức
Kiểm tra cơ sở vật chất tại địa điểm tổ chức đã ổn chưa, chỗ đỗ xe cho khách, nhà vệ sinh, phòng nghỉ… Dự trù để xử lý các tình huống khẩn cấp hoặc phát sinh thêm.
Xem thêm về Kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng
Phần 3: Diễn ra sự kiện
Tất cả mọi thứ đã sẵn sàng!
Đến địa điểm tổ chức thật sớm với các thành viên trong nhóm và tình nguyện viên của bạn. Kiểm tra xem mọi người có đầy đủ ở đó không và tất cả các thiết bị điện tử đều đang hoạt động chưa? Ban tổ chức nên đeo một huy hiệu riêng biệt để dễ dàng nhận biết hoặc có một số hoạt động đáng chú ý khác để người tham gia có thể tìm sự giúp đỡ nếu cần.
Kết nối mọi người
Hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết về kế hoạch tổ chức của bạn. Đôi khi có những phát sinh khiến sự kiện diễn ra không hoàn toàn theo kế hoạch – vì vậy khi bạn đi chệch khỏi thời gian biểu dự kiến, hãy đảm bảo rằng mọi người phải được kết nối chặt chẽ với nhau.
Form tổng kết sau khi kết thúc chương trình
Form tổng kết này để thu thập phản hồi của khách mời cho event của bạn. Hãy để họ nói ra những gì họ cảm nhận, họ muốn bạn phải cải thiện những điều gì, hoặc họ mong muốn có những sự kiện như thế nào trong thời gian tới. Và, tất nhiên, cả cách làm thế nào họ có thể tham gia những event lần sau của công ty bạn!
Thu dọn nơi tổ chức sự kiện
Kiểm tra vệ sinh, tháo gỡ các biểu ngữ, bảng biểu … để đảm bảo không còn đồ gì có giá trị đã bị bỏ quên lại nơi tổ chức. Nếu bạn lỡ làm hỏng thiết bị nào đó, liên lạc một cách trung thực và thẳng thắn với quản lý của địa điểm cho thuê. Rác thải phải được đổ ở đúng nơi quy định.
Các nhiệm vụ hậu sự kiện
- Gửi lời cảm ơn chân thành tới những người đã tới tham dự sự kiện. Điều này giúp cho họ nhớ đến công ty của bạn nhiều hơn.
- Cảm ơn tất cả các thành viên trong nhóm, đặc biệt là các nhà tài trợ và tình nguyện viên. Bạn không thể tổ chức một sự kiện thành công nếu không có họ!
- Hoàn thiện và giải quyết vấn đề liên quan đến kế toán. Điều này nên được thực hiện càng nhanh càng tốt.
- Phát quà lưu niệm hoặc ấn phẩm sự kiện cho người có liên quan.
- Cung cấp biên nhận cho nhà tài trợ cùng các hoạt động tri ân.
- Đăng ảnh, video sự kiện của bạn lên website công ty.
Tổ chức buổi họp hậu sự kiện
Hãy cùng team ngồi lại, đánh giá, tích lũy kinh nghiệm để thực hiện tốt hơn vào lần tiếp theo. So với kế hoạch đặt ra, bạn có thực hiện hoạt động nào chệch hướng không? Bạn đã học được những điều gì? Nếu bạn nhận được phản hồi từ khách mời và các đồng nghiệp, hãy xem xét kĩ và tổng kết lại. Điều họ thích thú nhất là gì? Có phải là món quà sự kiện nho nhỏ in logo công ty mà bạn đã thân tặng họ để tri ân việc đến tham dự buổi lễ không?
Có thể bạn quan tâm về Kỹ năng chủ trì cuộc họp
Các yếu tố để tổ chức sự kiện thành công
Sự sáng tạo và yếu tố then chốt để tạo nên một sự kiện thành công. Những yếu tố tạo nên sự thành công thường được kết hợp một cách logic, chặt chẽ và bổ trợ lẫn nhau.
- Chủ đề là công cụ thu hút đông đảo sự quan tâm của khách hàng: chủ đề được gọi là xương sống, là sườn để hình thành nên sự kiện, vô cùng quan trọng với sự kiện. Việc tìm hiểu kỹ về Khách hàng, tìm ra những ý tưởng đột phá. Có chủ đề hấp dẫn, các bước còn lại chỉ cần bám sát nội dung chính
- Tạo một chi tiết nổi bật trong buổi sự kiện
Mời bạn đọc truy cập xây dựng mối quan hệ để xem thêm những kỹ năng liên quan như giao tiếp và thuyết trình,…giúp cho buổi sự kiện của bạn diễn ra thành công nhất!