Một trong những kỹ năng cơ bản để bạn có thể hoàn thành tốt công việc được giao đó là lập kế hoạch và tổ chức công việc. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách lập kế hoạch hay tổ chức công việc. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách đơn giản để có thể thực hiện kỹ năng này.
Mục lục bài viết
Lập kế hoạch là gì? Hiểu như thế nào về kỹ năng tổ chức công việc?
Lập kế hoạch là hình thức thiết lập các bước để thực hiện một mục đích, nó sẽ cung cấp các kế hoạch và cách tiếp cận thực hiện công việc khác biệt tối đa, hỗ trợ doanh nghiệp hoặc bản thân của bạn đạt được mục đích đã nói.
Tổ chức công việc là quá trình sắp xếp các nội dung trong công việc để thực hiện đúng, đủ thời gian quy định. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc là những kỹ năng mềm ai cũng cần có đặc biệt là người lãnh đạo.
Tìm hiểu thêm: Kỹ năng lãnh đạo
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và tổ chức công việc
Nếu bạn biết cách lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả thì sẽ đạt được rất nhiều lợi ích. Đó là lý do mà kỹ năng này vô cùng quan trọng. Có thể nhắc tới một số ích lợi mà kỹ năng mềm này mang đến cho công việc, cuộc sống của chúng ta:
Việc lập kế hoạch hàng ngày sẽ giúp bạn luôn ở tâm thế sẵn sàng kể cả trong trường hợp bạn gặp phải những tình huống bất ngờ. Vì bạn đã có những tính toán từ trước nên bạn cũng sẽ có thể dự định được phần nào những khó khăn có thể xảy ra. Sự bình tĩnh lúc này sẽ khiến bạn nhanh chóng vượt qua được những khó khăn.
Biết cách tổ chức công việc hiệu quả sẽ giúp bạn làm việc suôn sẻ hơn. Các giai đoạn cũng trở nên ít khó khăn hơn, cung cấp cho bạn kế hoạch phối hợp bên trong một cách nhịp nhàng tối đa. Từ đó có thể thấy kỹ năng mềm này sẽ giúp bạn đạt được mục đích của mình nhanh nhất có thể.
Có thể bạn quan tâm về Kỹ năng giải quyết xung đột
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
Để có thể thực hiện được kỹ năng lập kế hoạch cũng như khả năng tổ chức công việc một hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước dưới đây:
Xác định mục tiêu: Bạn hãy chú ý đến lý do bạn làm công việc, hậu quả ra sao nếu không thực hiện nó. Điều này sẽ giúp bạn nhìn rõ được mục tiêu chính của công việc bạn cần thực hiện là gì. Trước khi bắt tay vào làm việc, tìm hiểu rõ các yêu cầu của nó sẽ giúp bạn thực hiện việc ít vướng mắc nhất có thể. Tiến độ và năng suất công việc cũng sẽ được tăng cao.
Xác định nội dung công việc: Xác định nội dung công việc hay chính là tìm hiểu các bước cần làm. Bạn nên phác thảo trước ra giấy để từ đó dễ dàng chuẩn bị các tài liệu, nguồn lực liên quan hỗ trợ cho công việc. Đây sẽ là bước thứ hai bạn cần làm khi thực hiện kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc.
Sắp xếp thứ tự công việc: Sau khi thực hiện các bước trên, bạn cần xem xét nên ưu tiên công việc nào. Bạn có thể ưu tiên các công việc tính quan trọng cao hơn. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, sức lực,..Cuối cùng sau khi đã đề ra được kế hoạch cụ thể, bạn hãy tập trung thực hiện một cách nghiêm túc. Giảm thiểu các tác động bên ngoài để công việc được thực hiện một cách tốt nhất.
Tìm hiểu thêm: Quy trình giải quyết vấn đề
Một số câu hỏi thường gặp
Khi thực hiện kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, những người mới bắt đầu thường sẽ gặp không ít khó khăn. Dưới đây là một số câu hỏi giải đáp vướng mắc có thể giúp ích cho bạn phần nào:
Làm thế nào để xác định công việc?
Muốn xác định được công việc, bạn hãy viết ra danh sách việc cần làm đã chọn, sau đó dần dần thực hiện các công việc đã hoàn thành. Việc viết ra sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể việc nào cần phải thực hiện trước thực hiện sau.
Nếu bạn là một người quản lý, bạn cần nắm bắt tài năng của mọi nhân viên, hiểu biết của mọi cá nhân và giao cho họ những công việc phù hợp. Việc xác định công việc không khó nếu bạn biết cách thực hiện và rèn luyện thường xuyên để hình thành cho mình một thói quen tốt.
Các loại kế hoạch phổ biến
Hiện nay có rất nhiều cách phân chia kế hoạch. Trong đó có 3 cách chia phổ biến nhất, gồm có:
Kế hoạch chia theo thời gian sẽ có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Bạn có thể dựa trên mức độ thời gian của kế hoạch để sắp xếp công việc thực hiện một cách hiệu quả.
Kế hoạch theo cấp độ hay chính là dựa trên phạm vi hoạt động gồm có 2 loại là kế hoạch chiến lược và kế hoạch hoạt động.
Kế hoạch theo hình thức thì có thể chia ra làm nhiều loại như kế hoạch chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc, chương trình, ngân sách,…
Trên đây là một số thông tin về kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc bạn nên biết. Đây là kỹ năng mềm thật sự cần thiết với mỗi chúng ta. Vậy nên đừng hãy rèn cho mình kỹ năng này để có thể giúp cho công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Bạn đọc có thể xem thêm thông tin liên quan tại xây dựng mối quan hệ!