Kỹ năng đàm phán đóng một vai trò vô cùng quan trọng để bạn được sự thành công trong công việc cũng như cuộc sống. Bởi vì luôn có những xung đột về quan điểm, quyền lợi, lợi ích trong quá trình thương lượng và vận hành cuộc sống. Để giải quyết những mâu thuẫn này, mọi người cần ngồi lại và trao đổi rõ hơn để đưa ra những mục tiêu chung cần đạt được. Lúc này vai trò của kỹ năng đàm phán sẽ được thể hiện rõ. Vậy kỹ năng đàm phán là gì? Có những hình thức đàm phán nào? Đây là kỹ năng đàm phán hiệu quả cho bạn? Những thắc mắc này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.
Mục lục bài viết
Kỹ năng đàm phán là gì?
– Khái niệm đàm phán
Kỹ năng đàn phán hiểu một cách đơn giản là tập hợp nhiều kỹ năng như giao tiếp, tâm lý, thuyết phục, lên kế hoạch và hợp tác để các bên có thể thu được kết quả tốt nhất bằng cách thỏa hiệp với nhau.
Đối với các hợp đồng hợp tác hoặc thực hiện các giao dịch trong kinh doanh, nếu bên nào có kỹ năng thương lượng và đàm phán tốt hơn thì bên đó nhận được nhiều lợi ích hơn, cụ thể như tăng doanh thu và lợi nhuận trong kinh doanh. Vì thế, những người quản lý doanh nghiệp luôn luôn trau dồi kỹ năng đàm phán qua công việc và trong từng dự án kinh doanh hàng ngày.
– Những hình thức đàm phán
Có nhiều hình thức đàm phán khác nhau nhưng chung quy lại có 3 hình thức đàm phán được áp dụng phổ biến, đó là:
- Đàm phán thông qua văn bản
- Đàm phán trực tiếp thông qua gặp mặt
- Đàm phán bằng điện thoại hoặc thư tín điện tử
Quá trình đàm phán gồm những giai đoạn nào?
Giai đoạn chuẩn bị
Trước khi bước vào một cuộc đàm phán, bạn nên chuẩn bị trước những nội dung cần phải làm trong cuộc đàm phán đó. Bạn cần xác định thời gian, địa điểm cũng như danh sách những người tham gia đàm phán. Ngoài ra, bạn cũng cần phải chuẩn bị trước những vấn đề mà hai bên có thể thảo luận và giải quyết để quy trình đàm phán diễn ra đúng theo kế hoạch, điều này sẽ giúp hai bên đạt được mục đích của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả trong cuộc đàm phán đó.
Giai đoạn tranh luận
Ở giai đoạn này, thành viên tham gia sẽ đưa ra những vấn đề cần thảo luận và giải quyết những vấn đề đó để đạt được lợi ích tốt nhất cho mỗi bên. Vì thế, kỹ năng đàm phán trong giai đoạn này mà các thành viên tham gia cần phải rèn luyện đó là kỹ năng về thuyết trình, đưa ra quan điểm, lắng nghe, đặt câu hỏi và phân tích các vấn đề để phát hiện những điểm chưa hợp lý của đối phương để giành lợi thế về phía mình.
Trình bày mục tiêu
Sau khi mỗi bên đã đưa ra các quan điểm của mình, thì trong giai đoạn này các bên cần nêu rõ những mục tiêu, lợi ích mà các bên mong muốn đạt được. Điều này sẽ giúp cho các bên tránh hiểu lầm, tránh tranh chấp và dễ dàng đạt được thỏa thuận chung giữa đôi bên.
Đi đến thỏa thuận đôi bên cùng có lợi
Đôi bên cùng có lợi là kết quả tốt nhất của cuộc đàm phán, và đây là mục tiêu cuối cùng của một cuộc đàm phán thành công. Sau khi cuộc đàm phán kết thúc, các bên cần đi đến một thoat thuận chung về quyền, lợi ích và nghĩa vụ mà các bên phải thực hiện trong thời gian sắp tới. Bất cứ điều khoản nào cũng cần phải rõ ràng và đạt được sự nhất trí của các bên để tránh xảy ra tranh chấp về sau.
Thực hiện
Sau khi các bên đã được sự thỏa thuận chung, cả hai bên phải thực hiện những nội dung có trong thỏa thuận đã được thống nhất bao gồm quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Đây là giai đoạn quan trọng để đạt được kết quả mong muốn từ cuộc đàm phán trước đó.
Kỹ năng đàm phán thương lượng hiệu quả
Nắm rõ mục đích của mình
Đây là kỹ năng đàm phán đầu tiên mà bạn cần phải quan tâm và lưu ý. Nếu bạn là bên mua thì điều bạn cần quan tâm đó là giá cả và chất lương của hàng hóa mà bạn sẽ mua. Ngược lại, nếu bạn là bên bán, thì bạn cần hiểu rõ về sản phẩm và giá trị của sản phẩm mà bạn đang có để lập luận và thuyết phục đối phương mua sản phẩm của bạn. Theo đó, người bán và người mua cần nắm rõ mục tiêu của mình và đối phương để thương lượng những nội dung phù hợp để đạt được thỏa thuận một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, tránh đưa ra nhiều vấn đề không liên quan hoặc không quan trọng gây mất thời gian và không đạt được tiếng nói chung giữa đôi bên.
Có thể bạn quan tâm về nghệ thuật đàm phán
Chuẩn bị kỹ càng trước khi đàm phán
Trước khi đàm phán bạn cần chuẩn bị sẵn sàng những nội dung mà mình cần thuyết phục đối phương trong cuộc đàm phán đó. Nếu bạn là bên mua, thì bạn cần tìm hiểu mức giá mà bạn có thể chi trả được cho sản phẩm. Còn nếu bạn là bên bán thì bạn cần phải hiểu tâm lý đối phương để đưa ra một mức giá phù hợp nhưng không nên bán dưới giá vốn của sản phẩm, vì như thế bạn sẽ có không có lời trong cuộc mua bán này. Một lưu ý dành cho bạn đó là bạn không nên đồng ý ngay với lời đề nghị đầu tiên mà hãy cân nhắc thật cẩn thận để đạt được lợi ích tối đa nhất dành cho bản thân mình hoặc công ty.
Suy nghĩ kỹ càng trước khi quyết định
Luôn luôn cân nhắc và tính toán tỉ mỉ là một kỹ năng đàm phán quan trọng mà bạn cần phải có. Các quyết định nhanh chóng thường mang đến cho bạn ít lợi ích hơn những gì mà bạn có thể đạt được trong một cuộc đàm phán. Như vậy, nếu trong một cuộc đầm phán mà đối phương muốn đẩy nhanh tốc độ buổi thương lượng thì bạn cần phải suy nghĩ bởi:
- Họ muốn chiếm được nhiều quyền lợi đối với bên bạn mà bạn không nhận ra
- Bạn có sự tính toán sai trong khi đưa ra đàm phán nên họ muốn thúc đẩy quá trình để biến bất lợi của bạn thành lợi ích của bên họ
Nguyên tắc đôi bên cùng có lợi
Như bạn đã biết, một cuộc đàm phán thành công là cuộc đàm phán mà hai bên cùng có lợi. Nếu một bên cảm thấy họ không đạt được lợi ích gì từ phía bên còn lại thì có nguy cơ họ sẽ không tìm đến bạn để giao dịch lần thứ hai. Cho nên, kỹ năng đàm phán bạn cần có trong một cuộc thương lượng đó là thuyết phục cho họ thấy họ đạt được nhiều lợi ích khi hợp tác với bạn hơn là khi hợp tác với những người khác. Khi đó, về lâu về dài họ sẽ tiếp tục hợp tác với bạn và bạn sẽ kiếm được lợi nhuận ổn định theo thời gian.
Xem thêm về kỹ năng thuyết trình
Một số lưu ý “vàng” trong kỹ năng đàm phán
- Hạn chế thương lượng quá nhiều
- Đưa ra mức giá hợp lý cho sản phẩm
- Đừng vội chấp nhận lời đề nghị đầu tiên
- Hãy lắng nghe thật kỹ càng và hiệu quả
- Không đưa ra quyết định vội vàng
Những điều cần tránh mắc phải để đàm phán thành công
- Không có sự chuẩn bị trước
- Không tạo lập mối quan hệ khi có cơ hội
- Trình bày quá căng thẳng và thể hiện sự lo lắng
- Chưa biết lắng nghe đối phương
- Không có phương án thay thế tốt nhất cho cuộc đàm phán
-
Quá tập trung về một vấn đề mà quên mất mục tiêu ban đầu của mình
Trên đây là toàn bộ những thông tin về kỹ năng đàm phán. Bạn đọc có thể xem thêm về Xây dựng mối quan hệ để không bỏ lỡ bất kì thông tin thú vị nào!