Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, chắc hẳn mỗi người đều có riêng cho mình một chiếc điện thoại. Dần dần, điện thoại là vật dụng không thể thiếu trong việc liên lạc của con người. Nó khiến cho công việc trở nên dễ dàng hơn, chỉ với chiếc điện thoại và vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể truyền thông tin đến người khác một cách nhanh chóng và tiện lợi, dù cho bạn đang ở bất cứ đâu. Giao tiếp qua điện thoại dần trở nên phổ biến, bạn có thể nói chuyện với bất kỳ ai mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Vậy giao tiếp qua điện thoại có đòi hỏi kỹ năng không? Câu trả lời là có, bạn phải có kỹ năng để đối phương biết thái độ của mình trong cuộc trò chuyện. Bài viết dưới đây là tổng hợp những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại giúp bạn tiến thành công thu hút khách hàng!
Mục lục bài viết
Vai trò của kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là kỹ năng cần thiết trong cuộc sống hiện nay. Bạn không cần phải gặp mặt trực tiếp nhau, mà vẫn có thể trao đổi công việc, tán gẫu, kết nối với nhau. Vậy làm sao bạn có thể bộc lộ được thái độ của mình khi chẳng thể thấy đối phương đang biểu lộ cảm xúc gì? Do đó, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng.Giao tiếp qua điện thoại giúp chúng ta rút ngắn được khoảng cách với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Trong kinh doanh đó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cuộc thương lượng giữa các bên với nhau. Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị tốt cho tất cả những cuộc gọi của bạn và nhớ hãy luôn niềm nở cả khi gọi và nhận cuộc gọi nhé, bởi thái độ tích cực sẽ giúp cho cuộc trò chuyện, trao đổi qua điện thoại được suôn sẻ, mang lại kết quả tốt đẹp cho cả hai bên.
Mời bạn đọc xem thêm thông tin về kỹ năng giao tiếp
Những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
- Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người gọi
Trước khi bạn bắt đầu cuộc trò chuyện với ai đó, cụ thể trong trường hợp này là cuộc gọi, thì phải xác định mục đích của cuộc trò chuyện này là gì? Như vậy, bạn mới chuẩn bị được nội dung trước cuộc trò chuyện đó. Điều này giúp bạn chủ động hơn trong cuộc trò chuyện. Sẽ khiến cho bạn tiết kiệm được thời gian của mình và người được gọi. Trong nhiều trường hợp, một số người hay bị bối rối khi gọi điện thoại, chuẩn bị trước nội dung sẽ giúp bạn bớt bối rối tránh dẫn đến việc quên những nội dung mình muốn nói. Cần rèn luyện những kỹ năng sau để có cuộc giao tiếp qua điện thoại thành công.
Xưng danh tính và nói mục đích cuộc gọi ngay từ những giây đầu
Khi gọi điện thoại cho ai đó, trước tiên bạn hãy giới thiệu về bản thân mình (cụ thể là chào họ và xưng rõ danh tính, hoặc tên đơn vị của bạn) để người nhận cuộc gọi nắm bắt được thông tin. Sau đó, hãy xác nhận thông tin của họ để chắc là bạn đã không gọi nhầm người. Đây là việc đầu tiên bạn có thể dùng để mở đầu cho cuộc hội thoại.
Lựa chọn giờ và thời điểm gọi hợp lý
Hãy trở thành người tinh tế khi bạn biết lựa chọn giờ và thời điểm gọi hợp lý. Tránh những thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hay nghỉ trưa. Lúc này, người ta sẽ bị chi phối rất nhiều công việc, không sẵn sàng tiếp chuyện với bạn. Tệ hơn, điều này khiến người nhận cuộc gọi khó chịu vì bị làm phiền. Vì vậy, hãy chọn thời điểm thích hợp để mang lại cuộc nói chuyện thoải mái và đạt kết quả như bạn mong muốn.
Sử dụng chất giọng nhẹ nhàng khi nói chuyện
Một giọng nói nhẹ nhàng sẽ khiến cho người khác thoải mái, dễ chịu. Bạn sẽ tạo cho người khác cảm giác dễ chịu, đem lại sự tin tưởng cho họ. Mở đầu câu chuyện bằng chất giọng nhẹ nhàng, thì mọi chuyện sẽ giải quyết nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Tham khảo thêm những kỹ năng thuyết phục khách hàng
Chuẩn bị trước nội dung muốn nói
Bạn không thể gọi cho người khác khi chẳng có lý do và nội dung muốn nói. Hãy chuẩn bị sẵn nội dung bằng cách nhớ, hoặc take note, điều đó sẽ khiến cho bạn nói chuyện một cách tự nhiên hơn, không bị ậm ừ, ú ớ không biết nói gì. Sẽ khiến cho bạn ăn nói lưu loát, khiến bạn trong mắt ngườ nhận cuộc gọi chuyên nghiệp hơn. Như vậy vừa không làm mất thời gian đôi bên vừa mang lại ấn tương tốt đẹp trong lòng người khác
Đừng quên nói lời tạm biệt/ lời chúc khi kết thúc cuộc gọi
Hãy kết thúc cuộc gọi với lời tạm biệt hoặc lời chúc để ghi điểm trong lòng người nhận. Câu chúc ngày mới tốt lành, một lời tạm biệt mở, hay một lời cảm ơn đến người đã nghe điện thoại… sẽ giúp cho đối tác của bạn cảm thấy vui vẻ hơn và cũng cho thấy bạn là người lịch sự, chu đáo trong công việc.
- Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nghe
Khi tiếp nhận cuộc gọi, bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời cuộc gọi. Đây là một số kỹ năng mà bạn có thể tham khảo để trở thành người nghe tinh tế, giúp bạn tiến tới thành công
Đừng chỉ biết im lặng lắng nghe
Khi người gọi tới họ đã chuẩn bị kỹ nội dung cuộc trò chuyện, họ đặt câu hỏi cho bạn… thì bạn không nên chỉ im lặng. Hãy phát ra tín hiệu cho thấy rằng bạn đang vẫn còn nghe người gọi nó, bạn đang quan tâm đến câu chuyện mà người đó nói. Điều này sẽ giúp cho người nghe và người gọi tránh lâm vào tình trạng không biết nói gì hay im lặng quá lâu, gây mất thời gian.
Hãy tham khảo thêm về Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp
Giọng nói nhẹ nhàng, từ tốn
Giọng nói nhẹ nhàng, không to không nhỏ vừa đủ nghe giúp bạn chiếm được thiện cảm của người khác nhanh chóng
Thể hiện thái độ niềm nở, tích cực
Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ mặt của bạn thì mình muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó.
Tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại
Khi nói chuyện điện thoại bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó có thể khiến cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cho cuộc nói chuyện bị gián đoạn, một điều chắc chắn rằng bên kia đầu máy sẽ dễ dàng nhận ra việc bạn đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó.
Luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt
Hãy chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để có thể note nhanh lại những vấn đề chính của cuộc trò chuyện. Điều này giúp bạn không bỏ sót chi tiết nào của cuộc trò chuyện
Không gác máy khi chưa thông báo trước
Khi không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, đừng tự tiện gác mấy khi không thông báo trước cho người gọi.Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy khó chịu và thể hiện sự không tôn trọng của bạn dành cho đối phương
Một số vấn đề cần lưu ý khi giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp qua điện thoại sẽ không tránh khỏi tình huống tín hiệu, đường truyền hay loa không tốt. Khi ấy, nếu không nghe rõ cuộc trò chuyện, hãy khéo léo yêu cầu người gọi nhắc lại nội dung đó, để tránh bỏ sót những thông tin quan trọng
Hãy tìm một không gian không nhiều tạp âm để gọi hay nghe điện thoại, điều đó sẽ đảm bảo cho thông tin truyền tải cách tốt nhất.
Bạn đang gặp khó khăn trong việc giao tiếp với khách hàng? Hãy tham khảo thêm những phương pháp giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp hiệu quả Tại đây!