Các cuộc họp diễn ra phổ biến ở nơi làm việc đến nỗi nếu bạn muốn điều hành một công việc kinh doanh, bạn cần phải học cách điều hành một cuộc họp. Chúng cung cấp một cách dễ dàng để phổ biến thông tin, giải quyết các câu hỏi, động não hoặc tranh luận và thúc đẩy làm việc theo nhóm. Chủ trì thành công một cuộc họp là một kỹ năng, giống như bất kỳ kỹ năng nào khác, phát triển theo thời gian và cũng có thể gặp một vài trục trặc trong quá trình thực hiện. Do đó, nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chủ trì cuộc họp? Hãy tham khảo ngay bài viết sau!
Mục lục bài viết
Chủ trì cuộc họp là gì? Vai trò của người chủ trì trong cuộc họp
Chủ trì cuộc họp là người dẫn dắt, điều khiển, chịu trách nhiệm về nội dung trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp và đến khi kết thúc cuộc họp.
Vai trò của người chủ trì trong một cuộc họp như sau:
- Là người điều hành, điều hướng các ý kiến được đề xuất trong cuộc họp bởi các thành viên tham dự
- Là người phân tích, đánh giá, đưa ra ý kiến và lời đề nghị trong cuộc họp
- Điều khiển cuộc họp sao cho đúng với mục đích đề ra
- Tạo sự kết nối giữa các thành viên tham dự cuộc họp
Tham khảo thêm về Tự tin giao tiếp
Bí quyết trở thành người chủ trì cuộc họp thành công
- Luôn bắt đầu cuộc họp đúng giờ, bất kể những người đến muộn
- Khi bắt đầu cuộc họp, hãy đảm bảo (các) kết quả mong muốn được nêu rõ ràng.
- Nếu mọi người đến muộn, hãy tiếp tục tiến hành cuộc họp. Đừng dừng lại để tóm tắt hoặc xem lại những gì họ đã bỏ lỡ.
- Cấm sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại trong suốt phiên làm việc. Không đa tác vụ.
- Ghi chép các quyết định và phân công nhiệm vụ. Tóm tắt lại để đảm bảo mọi người đều biết rõ ai sẽ làm gì và khi nào.
- Kết thúc cuộc họp vào hoặc trước thời gian đã thỏa thuận ngay cả khi chương trình làm việc chưa kết thúc.
- Theo dõi những người tham gia để xác nhận rằng tất cả các mục hành động đã thống nhất được đề cập trong cuộc họp đã được hoàn thành.
Những kỹ năng chủ trì cuộc họp hiệu quả
Lắng nghe tích cực
Lắng nghe tốt và có thể cung cấp một đánh giá ngắn gọn nhưng chính xác về những gì đã được nói khiến các nhà lãnh đạo tuyệt vời khác biệt so với những người còn lại. Để tóm tắt hiệu quả, bạn phải nghe tất cả những gì được nói, và quan trọng hơn, hãy chú ý những gì chưa được nói. Ghi chú hoặc nghe theo tư duy “ghi chú” các từ và cụm từ chính. Đặt những ý kiến bạn nghe được vào bối cảnh của toàn bộ cuộc thảo luận và bạn sẽ thấy rằng điều này tạo ra trách nhiệm giải trình. Đặt câu hỏi và sau đó thực sự lắng nghe câu trả lời.
Xem thêm về Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp
Các câu hỏi mang lại thông tin chi tiết có giá trị có thể bắt đầu bằng:
- “Phản ứng của bạn với…?”
- “Quan điểm của bạn về…?”
- “Điều gì đã dẫn bạn đến…?”
- “Làm sao chúng ta có thể…?”
Sử dụng thời gian một cách khôn ngoan
Thời gian là một nguồn tài nguyên quý giá, và không ai muốn thời gian của mình bị lãng phí. Với lượng thời gian mà tất cả chúng ta dành cho các cuộc họp, bạn có nghĩa là bạn và nhóm của bạn phải sắp xếp hợp lý cuộc họp nhiều nhất có thể. Hơn nữa, lãng phí thời gian trong một cuộc họp là lãng phí thời gian cho tất cả mọi người tham dự. Ví dụ, nếu một người quan trọng đến muộn 15 phút trong cuộc họp tám người, người đó đã khiến tổ chức mất đi hai giờ hoạt động.
Bất cứ khi nào có rất nhiều người tham gia giải quyết một vấn đề, xung đột là không thể tránh khỏi. Trên thực tế, xung đột về nhiệm vụ hoặc vấn đề được các nhà nghiên cứu nhóm xem như một phần của quá trình ra quyết định hiệu quả . Một nhà quản lý phải học cách khai thác sức mạnh của xung đột một cách tích cực.
- Quản lý cuộc thảo luận để lắng nghe tất cả các quan điểm
- Dẫn dắt cuộc thảo luận để xác định các lĩnh vực đồng ý và bất đồng
- Sử dụng các kỹ năng thúc đẩy để làm cho những người tham gia nhất định cảm thấy được lắng nghe
Một số câu hỏi thường gặp
Cần chuẩn bị những gì trước cuộc họp?
- Đặt mục tiêu rộng rãi. Tại sao cuộc họp này cần phải diễn ra? Bạn có thể hoàn thành mục tiêu tương tự mà không cần họp không? Các cuộc họp đòi hỏi sự phối hợp và không phải là phương pháp thuận tiện nhất cho mọi việc nhỏ. Sử dụng email hoặc cuộc trò chuyện cá nhân khi thích hợp. Đặt trước các cuộc họp để động não, hoạt động nhóm hoặc cung cấp thông tin có thể sẽ tạo ra nhiều câu hỏi.
- Quyết định ai cần tham dự. Các cuộc họp khiến nhân viên rời xa công việc mà họ đang tập trung. Họ cần phải tham gia và rời khỏi cuộc họp để hiểu lý do tại sao sự tham dự của họ lại có giá trị. Ngoài ra, hãy xem xét hệ thống phân cấp của công ty. Ví dụ, có một cuộc họp với các trưởng bộ phận và cho phép họ điều phối các cuộc họp riêng của họ với các nhân viên mà họ giám sát.
- Đặt thời gian và địa điểm. Một khi bạn biết ai cần tham dự, hãy cố gắng điều phối thời gian thuận tiện cho cuộc họp. Ngoài ra, hãy chọn một địa điểm họp mà mọi người có thể dễ dàng đến, có đủ không gian cho mọi người và có thể đáp ứng mọi nhu cầu công nghệ.
- Phổ biến chương trình họp. Chương trình họp đóng vai trò như một lịch trình thảo luận. Đừng nhồi nhét quá nhiều thứ vào chương trình làm việc. Chương trình phải nêu rõ thời gian bắt đầu và địa điểm của cuộc họp và liệt kê các chủ đề theo thứ tự chúng sẽ được thảo luận.
Làm thế nào để tự tin phát biểu trong cuộc họp?
Nói chậm rãi và giao tiếp bằng mắt
Khi bạn lo lắng, không chỉ nhịp tim của bạn tăng nhanh mà lời nói của bạn cũng có xu hướng tăng tốc theo. Điều quan trọng lúc bấy giờ là bạn phải cố gắng nỗ lực có ý thức kiểm soát được việc nói chuyện chậm hơn và đừng lo lắng về việc những người tham dự cuộc họp sẽ biết bạn đang lo lắng.
Ngoài ra, hãy cố giao tiếp bằng mắt với mọi người xung quanh phòng họp khi bạn đang phát biểu. Thay vì nhìn chằm chằm xuống bàn, hãy tập trung nhìn vào mọi người, trong vài giây và nhớ mỉm cười. Điều này giúp bạn kết nối với những người tham dự cuộc họp, giúp bạn tự tin hơn.
Có thể bạn quan tâm về thuyết trình trước đám đông
Thực hành
Chìa khóa để làm tốt bất cứ điều gì là thực hiện nó thường xuyên và để tự tin phát biểu trong cuộc họp cũng không ngoại lệ. Khi bạn lo lắng về một cuộc trò chuyện khó khăn, chẳng hạn như trình bày với sếp của bạn để được tăng lương, hoặc một cuộc nói chuyện đã lên lịch trước khán giả, hãy thực hành những gì bạn sẽ nói trước. Tự ghi âm cũng là một cách hay để biết liệu bạn có đang sử dụng nhịp độ và thời gian tạm dừng tốt nhất hay không. Nó cũng cho phép bạn đánh giá giọng nói của mình về độ rõ ràng và âm lượng.
Xem thêm thông tin về xây dựng mối quan hệ để trang bị thêm cho mình những kiến thức hữu ích giúp thành công trong sự nghiệp!